سیستم مستندسازی و بایگانی محرمانه

سیستم مستندسازی و بایگانی محرمانه:

سیستم مستند سازی و بایگانی محرمانه در شرکت مهندسین مشاور طرح و سازه شفارود بر الهام گیری از آئين نامه طرز نگاهداري اسناد سري و محرمانه دولتي و طبقه بندي و نحوه مشخص نمودن نوع اسناد و اطلاعات (تصویب نامه شماره ۱۴-۱۷۰/م مورخ ۲/۱۰/۱۳۵۴ هیأت وزیران) وزارت دادگستري می­باشد، بدین ترتیب که محل­های نگهداری اسناد محرمانه در اتاق های جداگانه و مجهز به دوربین مدار بسته و همچنین درب­های ضد سرقت می­باشد.

   به منظور حفظ اطلاعات محرمانه از سیستم اتوماسیون برای ارسال­های نامه ها استفاده نمی­شود و این نامه­ها با استفاده از سیستم فردی و فیزیکی جابه جا می­گردند.

محافظ پروند ه ها:

   محافظ پرونده ها، شامل انواع مختلفي است مانند پوشه، كارتن بندي، پروندان( زونكن) يا كلاسور كه با توجه به موارد زير انتخاب مي گردد:

1- با قفسه هاي بايگاني از لحاظ نوع، اندازه و تعداد، مطابقت داشته باشد .

2-  جنس محافظ، با توجه به عمر پرونده انتخاب گردد. پرونده هائي كه تا مدتها در بايگاني جاري كاربرد دارند، بهتر است جنس محافظ آنها مقاوم و مستحكم باشد .

3-  ضخامت پوشه يا پروندان (زونكن) با حجم سوابق داخل پرونده مطابقت داشته باشد. اصولاً نبايد قطر پرونده از 5

بيش تر شود و نبايد بيش از 150 برگ در پرونده بايگاني شود.

4-  گيرة نگهداري يا الصاق كنندة سوابق نيز، تأثير زيادي در تعيين نوع محافظ پرونده دارد. معمولاً براي سهولت در ورق زدن سوابق، ازپروندان (زونكن) با نصب پهلو استفاده مي شود. توجه شود كه اگر ميزان مراجعه به داخل پرونده زياد باشد نصب بالا در داخل پوشه موجب از هم پاشيدگي سريع پرونده خواهد شد.

 طبقه بندي اسناد:

ماده 1- اسناد سري و محرمانه دولتي به اعتبار مقدار مراقبتي كه بايد در حفظ آنها بشود به چهارطبقه تقسيم ميشوند:

طبقه اول ـ اسنادي است كه افشاي غيرمجاز آنها به اساس حكومت و مباني دولت ضرر جبران ناپذيري برساند.

طبقه دوم ـ اسنادي است كه افشاي غيرمجاز آنها منافع عمومي و امنيت ملي را دچار مخاطره كند.

طبقه سوم ـ اسنادي است كه افشاي غيرمجاز آنها نظام امور سازمانها را مختل و اجراي وظائف اساسي آنها را ناممكن كند.

طبقه چهارم ـ اسنادي است كه افشاي غيرمجاز آنها موجب اختلال امور داخلي يك سازمان شود يا با مصالح اداري آن سازمان مغاير باشد.

اسناد سري در طبقات اول و دوم و اسناد محرمانه درطبقات سوم و چهارم قرار ميگيرند. (اسناد طبقه اول با عنوان بكلي سري و اسناد طبقه دوم با عنوان سري و اسناد طبقه سوم با عنوان خيلي محرمانه و اسناد طبقه چهارم با عنوان محرمانه مشخص ميشود).

پس از طبقه بندی این اسناد و تفکیک اسناد مختلف نحوه نگهداری از اسناد مهم و محرمانه بر اساس موارد ذکر شده در بالا می­باشد.

در مورد اسناد عادی و محرمانه این شرکت با استفاده از سیستم­های دیجیتال طبقه بندی و مدیریت از اسناد و همچنین سیستم فیزیکی (بایگانی فیزیکی و تفکیک شده) اسناد خود را دسته بندی و بایگانی مینماید.

در نامه­های رسمی روند بایگانی و مستند سازی مطابق شرایط زیر می­باشد:

1- پاکت نامه­ی مهمور به مهر سری یا به کلی­سری می­باشد توسط مدیر عامل باز می­گردد.

2- پس از مطالعه بنابر صلاحدید مدیرعامل توسط اعضای هیأت مدیره به صورت سری پیگیری می­گردد.

3- بایگانی در محلی امن در اتاق مدیر عامل (داخل گاوصندوق) صورت می­پذیرد.

4- درصورت نیازمندی به امحا شدن نامه و یا سند، برگه­ها توسط دستگاه کاغذ خوردکن انجام می­شود.

در خصوص نامه­های محرمانه یا بکلی­محرمانه:

تمامی موارد فوق به جز بند اول مصداق دارد با این تفاوت که نامه توسط مدیر عامل و یا یکی از اعضا هیأت مدیر قابل بازگشایی می­باشد.